LAS PLATAFORMAS PARA REUNIONES EN LÍNEA LE AYUDARÁN A MANTENER ÍNTEGRO SU CLUB

Lea cómo los socios de los clubes Kiwanis en línea han realizado las reuniones en el pasado y obtenga sugerencias de cómo puede maximizar las reuniones virtuales del club.

Un articulo de Vicki Hermansen

Por varios años, algunos clubes Kiwanis han utilizado la tecnología para reunirse y por ello, ahora no se perderán ninguna reunión durante las regulaciones de distanciamiento social implementadas debido al COVID-19.

En Illinois, el club eKiwanis de Greater Chicago se reúne en forma presencial, cada dos meses por medio y realiza llamadas en conferencias para las demás reuniones. El club cuenta con un par de opciones para las reuniones en línea. 

El club Kiwanis de Friends Across Borders de Jamaica en el distrito de Canadá Oriental y el Caribe, cuenta con socios en los Estados Unidos, Jamaica y Canadá Oriental. El club se reúne en línea mensualmente mediante la plataforma GoToMeeting.  

El club Kiwanis cibernético Coastal Valley en California ha sido un club en línea desde el 2008.

“Este club se creó porque muchas personas de negocios, maestros y demás personas no contaban con la disponibilidad, aún durante el almuerzo, para reunirse de forma presencial”, dice Marie Banuelos, presidente del club. “Las madres que cuidan a los niños, algunas de nuestras socias más involucradas, no podían simplemente alejarse de casa”.

Hoy las plataformas en línea facilitan la conexión. Las reuniones en líneas no han impedido que los clubes sigan activos en sus comunidades. Los socios del club eKiwanis de Greater Chicago realizan dos o tres servicios al mes como: prestar voluntariado en bancos de alimentos, hogar de ancianos, refugios para desamparados y la entrega de regalos durante las festividades. 

“Usamos FreeConferenceCall.com que permite abrir una cuenta de forma gratuita”, dice Jennifer Roeslmeier, presidente del club y directora de publicidad y construcción de imagen de marcas de una empresa de software. Jennifer está familiarizada con el uso de tecnología en el trabajo.

Roeslmeier dijo que la línea de conferencia gratuita tiene capacidad hasta para 1000 participantes. La plataforma también cuenta con la posibilidad de compartir la pantalla de los participantes.

“Si desea compartir una imagen, puede enviarles a los socios del club un enlace que les permitirá a ellos ver la imagen de su pantalla en sus dispositivos electrónicos”. Jennifer ha utilizado esta opción en las reuniones de la junta directiva. 

Roeslmeier dijo que su club también utiliza GoToMeeting  para las reuniones en video llamada y utilizará esa aplicación para la próxima reunión de la junta directiva. 

“Este servicio es lindo porque tiene la opción de video llamada y también puede compartir su pantalla. Si ya tiene una cuenta en GoToMeeting, aprovéchela porque es una buena opción. Zoom  es un servicio gratuito y tiene las mismas funciones, video llamadas y compartir pantalla”, dijo Roeslmeier. Skype es otra buena opción.

Paulette Kirkland, presidente del club Kiwanis de Friends Across Borders, cuenta que la plataforma GoToMeeting ha funcionado muy bien para las reuniones del club, incluyendo las reuniones mensuales, las de la junta directiva y la de los comités. 

Banuelos, del club cibernético Kiwanis de Costal Valley, nos cuenta que su club tomó ventaja de las comunicaciones cibernéticas crecientes cuando se formó. 

“Luego de 12 años, los socios se han acostumbrado a las reuniones cibernéticas y los nuevos socios se adaptan más fácilmente que los socios de un club regular. Sea paciente”, resalta Banuelos.

Todas están de acuerdo que fijar pautas para los socios del club y seguir una agenda es la clave para lograr reuniones exitosas. Roeslmeier dice que las reuniones en línea son iguales que las presenciales y Banuelos añade que lo único que falta en las reuniones virtuales es la comida. 

A continuación, le incluimos algunas sugerencias para celebrar una reunión en línea exitosa:

  • Elija una plataforma fácil de usar y provea las instrucciones de cómo usarla.
  • Pruebe la tecnología antes de su primera reunión. 
  • Notifique a los socios el horario y la fecha de la reunión.
  • Prepare con antelación una agenda y respétela. Mantenga la reunión concisa para que todos permanezcan atentos.
  • Comience la reunión puntual. Conecte las líneas de teléfono o video al menos 10 minutos antes de que comience la reunión. 
  • Cuando comience la reunión, asegúrese de que todos puedan oír al líder de la reunión y ver la pantalla compartida. 
  • Dígales a los participantes cuándo deben utilizar el botón de silencio. 
  • Hágale saber a los socios que no necesitan utilizar la cámara para las reuniones de video llamada.
  • Elija un anfitrión o moderador y pídale a esa persona que hable más lento porque los participantes pueden perderse durante los primeros minutos de la reunión.
  • Realice la primera reunión corta hasta que los socios se acostumbren a la tecnología.
  • Intente comenzar con una actividad o pida a los participantes que compartan alguna experiencia de Kiwanis para mantenerlos motivados.

Considere invitar a un orador o a otro club Kiwanis a que se una a la llamada. Es una buena oportunidad para contactar a otros clubes Kiwanis con los que normalmente no se reuniría. Quizás podría pedirle a otro club de otra parte de su país o del mundo a que participe en la reunión. 


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